Datenschutzinformationen für Kunden & Interessenten (m/w/d) 

Lieber Kunde, liebe Kundin, lieber Interessenten,

Entsprechend der Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) informieren wir Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher ist die ICL Deutschland Vertriebs GmbH, Veldhauser Straße 197, 48527 Nordhorn, Tel. +49 (0) 5921-713590. 

Wie können Sie den Datenschutzbeauftragten kontaktieren?
Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie per E-Mail an [email protected] oder über unsere Postadresse mit dem Zusatz „Der Datenschutzbeauftragte“ kontaktieren.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Wenn Sie bei uns Produkte oder Dienstleistungen beziehen, verarbeiten wir die für die Erbringung vertraglicher Leistungen notwendigen Daten. Hierzu zählen Bestandsdaten (Namen, geschäftliche Adress- und Kontaktdaten) sowie Vertrags-, und -bestelldaten sowie Rechnungsinformationen zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen oder vorvertraglicher Maßnahmen.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung). 

Wenn wir Sie per E-Mail über unsere Produkte und Dienstleistungen informieren möchten, geschieht dies nach den Vorgaben des § 7 UWG oder durch Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an verbundene Unternehmen übermitteln, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der gemeinsamen Verwaltung personenbezogener Daten von Kunden.

Wer sind die Empfänger Ihrer Daten? 
Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind die an der Vertragserfüllung beteiligten innerbetrieblichen Stellen (z.B. Vertrieb, R&D Entwicklung, Finanzbuchhaltung im Rahmen der Debitorenbuchhaltung), die diese Daten für die Erfüllung des Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen benötigen.

Wir übermitteln ihre personenbezogenen Daten an Konzerngesellschaften zur Durchführung einer ggf. mit Ihnen bestehenden Geschäftsbeziehung und zur gemeinsamen Verwaltung von Kundendaten.

Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von personenbezogen Daten verpflichtet sind (z.B. Steuerbehörden im Rahmen einer Prüfung, Wirtschaftsprüfer).

Im Rahmen einer datenschutzrechtlichen Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO setzen wir für den Betrieb und die Pflege unserer informationstechnologischen Systeme Dienstleister ein, die im    Seite 2 von 3 Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der IT-Systeme ggf. Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten können. Wir haben deshalb geeignete rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen mit den Dienstleistern getroffen, um den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten. 

Übermitteln wir Ihre Daten an ein Drittland?
Aufgrund der internationalen Ausrichtung unserer Unternehmensgruppe und der damit einhergehenden Matrixstruktur können personenbezogenen Daten an ein Drittland übermittelt werden, das gemäß Beschluss der EU-Kommission über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügt.  

Woher stammen diese Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. der Begründung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen von Ihnen erhalten.

Wann werden Ihre Daten gelöscht?
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfasst u. a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. 

Für die verarbeiteten Daten gelten die Regelfristen für die Löschung der Daten entsprechend den Vorschriften des HGB (10 Jahre). Im Handelsgesetzbuch (§§ 238 und 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen. Nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB sind empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung sechs Jahre aufzubewahren.

Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren (§ 14b Umsatzsteuergesetz).

Neben den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen sind nach § 8 Geldwäschegesetz (GwG) Löschfristen zu beachten. Die im Rahmen des Geldwäschegesetzes erhobenen Dokumente und Unterlagen sind fünf Jahre aufzubewahren und danach unverzüglich zu vernichten. Andere gesetzliche Bestimmungen über Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Sind Sie verpflichtet Ihre Daten bereitzustellen?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen ist in der Regel weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder für vorvertragliche Maßnahmen in der Regel erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir ggf. keine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen treffen. Wir    Seite 3 von 3 empfehlen, immer nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.

Welche Rechte haben Sie?
Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sind Sie Betroffener i.S.d. Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und haben folgende Rechte: Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an [email protected] Je präziser Sie uns Ihre Wünsche mitteilen, oder den Umfang der Auskunft definieren, desto genauer können wir Ihr Anliegen bearbeiten und beantworten. 

Des Weiteren haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Eine Übersicht der deutschen Aufsichtsbehörden finden Sie unter www.datenschutzkonferenz-online.de/datenschutzaufsichtsbehoerden.html

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Göttinger Chaussee 259
30459 Hannover 
Website mit weiteren Kontaktdaten:
https://lfd.niedersachsen.de/startseite/